Voor gemeenten is het verplicht om hun communicatiekanalen digitaal toegankelijk te maken voor iedereen, ook voor mensen met een beperking of minder ontwikkelde digitale vaardigheden. Dit geldt ook voor openbare raadssystemen waar raadsinformatie in gedeeld wordt die door iedereen te lezen is, van raadslid tot inwoner. We zien helaas dat raadsinformatie lang niet voor iedereen digitaal toegankelijk is. In ons blog vertellen je hier meer over.

Raadsinformatie en PDF bestanden

Met raadsinformatie kunnen gemeenten alle documenten van de gemeenteraad delen, zoals rapporten, agenda’s, notulen en beleidsstukken. De documenten worden vaak opgesteld in MS Word en opgeslagen en gepubliceerd in PDF. PDF is een bestandsformaat voor elektronische documenten dat ervoor zorgt dat documenten eenvoudig uitgewisseld en gedeeld kunnen worden. Een groot voordeel hiervan is dat je een PDF ook offline kunt gebruiken.

Een PDF wordt vaak ingezet als de zender te veel informatie wil delen dat niet op een HTML-pagina past. De informatie in een PDF is vaak niet geschreven om vragen van een bezoeker te beantwoorden en is niet gebruiksvriendelijk op een beeldscherm. Wat je als zender eigenlijk doet, is de informatie begraven in een document en het de lezer lastig maken.

Ons advies is dan ook om goed te overwegen waarom je nog voor PDF zou kiezen en niet voor een alternatieve toegankelijke oplossing. Je kunt bijvoorbeeld je tekst herschrijven, inkorten en van je PDF een HTML pagina maken.

PDF en alternatieven

Het digitaal toegankelijk maken van een PDF-bestand is niet eenvoudig. Mocht je graag gebruik maken van PDF en deze digitaal toegankelijk willen maken, dan hebben wij een artikel over hoe je PDF files toegankelijk maakt geschreven met een aantal handige tips die je direct kun toepassen.

Als we willen dat een openbaar raadssysteem toegankelijk is voor iedereen, moeten gemeenten zich afvragen welke alternatieven voor PDF ze kunnen gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een besluitenlijst als webpagina publiceren, gebruik maken van digitaal toegankelijke Word sjablonen of meer video inzetten.

Ga je aan de slag met digitale toegankelijkheid binnen een gemeente? Dan is het belangrijk om de verouderde pdf-bestanden op te ruimen, te archiveren of te verbeteren. Het verbeteren doe je met onze tips.

Klaar voor digitale toegankelijkheid?

Neem dan contact op met ons voor een verkennend gesprek over de mogelijkheden om jouw website voor 2025 toegankelijk te maken.