Toegankelijkheid van documenten

Veel organisaties besteden aandacht aan toegankelijke websites, maar vergeten de documenten die ze aanbieden. Denk aan PDF’s, Word-bestanden en PowerPoints. Toch moeten ook digitale documenten voldoen aan de toegankelijkheidsnormen, vooral als ze via een publieke website worden gedeeld.

Niet-toegankelijke documenten kunnen bijvoorbeeld niet worden gelezen door screenreaders of bevatten geen kopstructuur waardoor gebruikers verdwalen in lange teksten. Dit kan frustrerend zijn én in strijd zijn met de wetgeving.

Voor wie is dit belangrijk?

• Mensen die gebruikmaken van screenreaders of brailleleesregels

• Mensen met cognitieve beperkingen of concentratieproblemen

• Ouderen of laaggeletterden die visuele ondersteuning nodig hebben (bijv. alternatieve tekst bij afbeeldingen)

Hoe maak je een document toegankelijk?

De basisprincipes lijken op die van webtoegankelijkheid:

1. Gebruik stijlen voor structuur (zoals koppen en lijsten)

2. Voeg alternatieve teksten toe aan afbeeldingen

3. Gebruik duidelijke linkteksten (dus niet “klik hier”)

4. Controleer het kleurcontrast van tekst en achtergronden

5. Gebruik beschrijvende bestandsnamen

6. Voeg metadata toe zoals titel, taal en onderwerp

PDF: extra aandachtspunt

PDF’s zijn vaak het lastigst toegankelijk te maken. Gebruik bij voorkeur een goed opgemaakt Word-document en exporteer dit correct, óf gebruik Adobe Acrobat Pro om bestaande PDF’s te taggen en structureren.

Testen op toegankelijkheid

Veel programma’s hebben een ingebouwde toegankelijkheidscontrole:

• Word / PowerPoint: “Controleren op Toegankelijkheid”

• Acrobat Pro: “Accessibility Check”

• LibreOffice: via extensies en PDF-export

• NVDA / JAWS: handmatig testen met screenreader